Электронные накладные и акты: что изменилось с 1 января 2026 года

С 1 января 2026 года прекратилось действие отдельных форматов ФНС для электронных товарных накладных и актов выполненных работ или услуг. Это затрагивает организации, которые передавали именно формализованные XML-документы через оператора ЭДО.

Что использовать вместо прежнего формата

ФНС рекомендует универсальный передаточный документ формата 5.03, утверждённый приказом от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@. В зависимости от операции УПД может объединить счёт-фактуру и первичный документ или использоваться отдельно как первичный документ. Проверьте статус и обязательные реквизиты в вашей схеме учёта.

Бумажные документы не отменены

Изменение не запрещает бумажные накладные и акты, а также не прекращает возможность оформить первичный документ в согласованной неформализованной электронной форме с соблюдением требований закона. Оно касается конкретных XML-форматов в ЭДО. PDF-скан может не заменить XML там, где контрагенту нужны формализованные реквизиты и электронная подпись.

План перехода

Уточните у оператора ЭДО, какой формат создаёт программа, затем согласуйте его с контрагентами и обновите внутренний регламент. Проведите тестовый обмен и убедитесь, что документ подписан уполномоченными лицами и получен адресатом.

• Обновить шаблоны актов, накладных и УПД.
• Проверить права подписантов и порядок исправления ошибок.
• Сохранять подтверждения доставки и электронные подписи.

Не требуется заново оформлять бумажные первичные документы только из-за отмены формата. Сначала определите, какой поток документов использует организация.

Что именно изменилось

С 1 января 2026 года прекращено применение отдельных старых формализованных XML-форматов электронной ТОРГ-12 и акта. Это не запрет на бумажные накладные и акты и не обязанность перевести все документы на единый УПД. ФНС указывает на УПД формата 5.03 как на актуальный формализованный вариант. Допустимы и другие предусмотренные законом способы оформления, включая бумажные документы и неформализованный электронный обмен при соблюдении требований бухгалтерского учёта.

Проверьте именно формат XML в программе и у оператора ЭДО, а не визуальный шаблон документа. Старый файл может выглядеть привычно, но не пройти формализованный обмен. Обновите справочники, шаблоны и маршруты согласования, протестируйте обмен с ключевыми контрагентами.

Согласуйте процесс с контрагентом

УПД может совмещать функции первичного документа и счёта-фактуры, если это соответствует операции. Сторонам стоит определить вид документа, срок отправки, момент подписания, способ исправления ошибок и резервный канал при сбое ЭДО. Электронный документ должен подписываться допустимой подписью; храните исходный файл, подписи и квитанции оператора, чтобы подтвердить целостность и дату обмена.

Назначьте ответственных за проверку реквизитов, подписание и контроль ответных квитанций. В договоре закрепите согласованный канал обмена. Для временного сбоя предусмотрите порядок перехода на допустимый резервный способ, не меняя документы задним числом.

• Составить перечень используемых форматов и проверить их версию.
• Настроить УПД 5.03 или согласованный законный альтернативный способ.
• Проверить электронные подписи и архивное хранение.
• Уведомить контрагентов и протестировать обмен до поставки.

Изменение касается конкретных XML-форматов, а не каждого документа или способа обмена.

Как организовать архив и проверку

Храните документ в первоначальном электронном виде вместе с файлом подписи и квитанциями оператора, а не только как распечатанный PDF. Настройте резервное копирование и поиск по контрагенту, дате и номеру сделки. Периодически проверяйте, что архив можно открыть и проверить спустя годы, включая данные о сертификате подписи и результатах проверки в момент подписания.

До переключения протестируйте не только отправку, но и отказ контрагента, корректировку и подписание несколькими лицами. Договоритесь, какой документ подтверждает передачу товара или приёмку услуги. ФНС уточняет, что отмена касается определённых XML-форматов, поэтому требования к бумажным документам не исчезли.

Обсудить вопрос с Binjaminov & Partners